事務・バックオフィス部門のユースケース
FAX・手書きメモからの転記自動化
非構造化データの読み取りと構造化により、アナログな手入力作業を削減しコア業務に集中できる成功パターン。
ターゲット企業・現状
- 古くからの取引先が多く、FAXや現場での手書きメモによるアナログな受発注や報告のやり取りが主流となっている地域の卸売業、工務店、小売業。
- 専任のIT担当者がおらず、事務スタッフや経営者自身が毎日1〜2時間かけてExcelや販売管理システムへ目視確認しながら手入力を行っている企業。
直面していた課題
- 転記作業による時間のロスと属人化: 顧客ごとに異なるフォーマットのFAXや崩れた文字の解読など、特定の担当者にしかできない属人的な手作業が発生し、本来の営業活動や顧客対応の時間を圧迫している。
- 手入力によるヒューマンエラー: 忙しい業務の合間に手入力を行うため、数量や商品名の入力ミス、抜け漏れが発生しやすく、クレームや在庫のズレにつながっている。
- ITツール導入の壁: 従来のOCR（文字認識）やRPAでは、取引先ごとに異なるフォーマットや手書き文字に対応できず、結局多くの手作業が残ってしまう。
AI推進室の解決アプローチ
月額プラン内対応
データ抽出プロンプトの作成
FAX・手書きメモから必要なデータ（注文内容や報告事項）を抽出するプロンプトを作成し、精度チューニングを実施します。
月額プラン内対応
AIエージェント作成のPoC
FAXや手書きメモを格納しているフォルダを参照し、未転記のデータに対して抽出プロンプトを実行、抽出した結果をExcel等の指定フォーマットへ自動転記するAIエージェントを作成します。
スポット
PoC結果の本番適用
PoCで実証されたAIエージェントを、現場のエンドユーザーが迷わず使える状態へと組み込み、実業務フローとして定着化させます。
導入による効果
事務作業の時間を大幅削減
AIが曖昧な注文や非定型の画像を解読してシステム入力可能なデータに変換することで、事務スタッフの転記・入力にかかる時間を削減しました。
エラー防止と品質向上
目視と手入力による誤入力がなくなり、正確な受発注管理が実現。結果として、顧客対応のスピードと品質が向上しました。
小規模でも可能なDXの実現
大掛かりなシステム開発をせずとも、既存のアナログなやり取り（FAXや手書きメモ）を変えることなく、社内のデータ処理だけをAI化することで、現場に混乱をもたらさずにデジタル化を実現できました。
この課題解決に推奨されるプラン
月額 スタンダード・スポット (20pt/月)
複雑なプロンプトチューニングやAIエージェントの作成にはスタンダードプランでの継続的なご支援を、現場業務への本番適用にはスポット対応を組み合わせた導入をします。